We vragen OP Oost adviseur Lyke Bosma waarom?
Wanneer je als subsidieontvanger loonkosten wilt opvoeren bij een EFRO-project moet er ook een urenregistratie beschikbaar zijn. Die urenregistratie moet goedgekeurd zijn door de leidinggevende. In het Handboek EFRO staat dat deze 'autorisatie' plaats moet vinden binnen een redelijke termijn nadat de uren daadwerkelijk zijn gemaakt. Het Ministerie van Economische Zaken heeft ons nu laten weten wat hiermee wordt bedoeld. Vandaar dat we iedereen hierover informeren.
Wat wordt dan verstaan onder een redelijke termijn?
Om de projectadministratie overzichtelijk te houden, is het altijd verstandig de urenregistratie zo snel mogelijk goed te keuren. Wij adviseren daarom dit binnen een maand te doen. Volgens EZ moet de autorisatie in principe ook plaatsvinden binnen één maand nadat de tijd is geschreven, maar in ieder geval vóór het moment dat de betreffende uren in een voortgangs- of eindrapportage bij ons worden ingediend.
Hoe controleren jullie dit?
De subsidieontvanger zorgt ervoor dat op de urenverantwoording de datum staat waarop de urenregistratie is goedgekeurd met een handtekening van de leidinggevende. Bij de controle van de voortgangs- en eindrapportages stellen wij dan aan de hand van deelwaarnemingen vast of de registratie (binnen een redelijke termijn) door de leidinggevende is geautoriseerd. Wanneer dit niet het geval is of wanneer de datum van autorisatie ontbreekt, zal de Managementautoriteit een correctie toepassen op de betreffende loonkosten.
Wat houdt een correctie in en vanaf wanneer gaat dit in?
We gaan vanaf 1 januari 2018 corrigeren. Dit betekent dat de Managementautoriteit bij rapportages die vanaf die datum binnenkomen, kijkt of wordt voldaan aan de autorisatie-vereisten. Is dit niet het geval dan kunnen de opgevoerde loonkosten gecorrigeerd worden. Wat deze correctie precies inhoudt, komt in de categoriseringstabel te staan. Deze tabel wordt nog op de OP Oost website geplaatst. In het EFRO-Handboek staat meer informatie over subsidiabele kosten.
