Aanbestedingsregels

Aanbestedingsregels zijn opgesteld om binnen de EU, en om in een interne markt, eerlijke en vrije concurrentie te stimuleren. Goed toepassen van de Europese en nationale richtlijnen moet ook zorgen voor een professioneel inkoopproces. Integriteit van het bestuur, transparantie en het verkrijgen van het product tegen de beste kwaliteits- prijsverhouding zijn hierbij belangrijk.

Van toepassing

De aanbestedingsregels zijn in ieder geval van toepassing op aanbestedende diensten. Voorbeelden van aanbestedende diensten zijn (de)centrale overheden en publiekrechtelijke instellingen. Daarnaast kan een begunstigde aangemerkt worden als aanbestedingsplichtig. Dit is het geval indien een opdracht voor werken en daarmee verband houdende diensten (zoals benoemd in artikel 2.8 van de aanbestedingswet) in de markt wordt gezet die voor meer dan 50% rechtstreeks door één of meer aanbestedende diensten wordt gesubsidieerd. In dat geval dient de begunstigde ook de aanbestedingsregels te volgen. Let op dat het hier gaat om specifieke activiteiten, zie voetnoot, en overschrijding van het Europese drempelbedrag.

Niet van toepassing

In alle andere situaties zijn de aanbestedingsregels en onderstaande nadere toelichting voor een begunstigde (die geen aanbestedende dienst is) niet van toepassing. Wel dient een begunstigde aan te kunnen tonen dat alle opdrachten marktconform worden ingekocht. Dit kan bijvoorbeeld door een benchmark of het opvragen van meerdere offertes. Wij adviseren u om hiervoor interne procedures vast te leggen en de keuze voor een leverancier voldoende schriftelijk te onderbouwen.

Aanbestedingswet

De aanbestedingsregels zijn vanaf 1 april 2013 geregeld in de Aanbestedingswet 2012. Deze wet sluit aan bij de Europese richtlijnen. Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 is nader uitgewerkt in het Aanbestedingsbesluit. Hierin zijn onder andere de Eigen Verklaring, communicatie, gedragsverklaringen en de aanwijzing van de richtsnoeren (Gids proportionaliteit en Aanbestedingsreglement Werken 2012) geregeld.
Naast regels uit de wet en bijbehorende besluiten, vormen ook de uitspraken van het Europees Hof van Justitie een belangrijke bron bij de interpretatie van de regels.

Waarde van de opdracht bepalen

Voordat u opdracht geeft, bepaalt u eerst of het om een werk, een levering of een dienst gaat en wat de geraamde waarde van de opdracht is. Deze overwegingen dient u vast te leggen. Op basis hiervan bepaalt  u welke aanbestedingsprocedure gevolgd moet worden. De Europese Commissie stelt iedere twee jaar de drempelbedragen vast. Blijft het bedrag onder het drempelbedrag voor Europees aanbesteden, dan gelden de aanbestedingsregels van de Aanbestedingswet 2012, de Gids Proportionaliteit en/of de ARW 2012. Komt u boven het drempelbedrag dan treden de Europese aanbestedingsregels in werking. Hieronder zijn de drempelbedragen voor Europees aanbesteden weergegeven.

Europese drempelbedragen 2016-2017:
Werken € 5.225.000,--
Leveringen € 209.000,--
Diensten € 209.000,--

Aanbestedingsdossier

Als u met de aanbestedingsregels te maken krijgt, dan dient u bij aanvraag van een subsidie in uw projectplan toelichting hierover te geven. Bij het indienen van voortgangs- en/of eindrapportages geeft u vervolgens inzicht in de aanbestedingen en inkoopprocedures die u voor uw project gedaan hebt. De managementautoriteit wil weten welke aanbestedingsvorm u hebt gekozen op basis van welke raming, welke organisatie u de opdracht heeft gegeven, wat geleverd gaat worden, tegen welk bedrag en de datum van de gunning. Korom, de managementautoriteit controleert aan de hand van uw aanbestedingsdossier(s) voor de desbetreffende opdracht(en) of de aanbestedingsprocedure juist en rechtmatig is verlopen.

Sancties

De managementautoriteit controleert uw aanbestedingsprocedure aan de hand van de geldende wet- en regelgeving. Indien u niet kunt aantonen dat aanbestedingen op de juiste wijze zijn uitgevoerd, legt de managementautoriteit hier sancties voor op die kunnen oplopen tot 100% van de opdrachtwaarde. Indien u twijfelt over een aanbesteding adviseren wij u dan ook contact op te nemen met de managementautoriteit. De overigen deskundigen op het gebied van aanbesteding zijn Europa Decentraal en het Expertisecentrum Aanbesteden 'Pianoo'.