Uitkomsten QuickScan informatievoorziening 2017

In oktober 2017 is een enquête gehouden onder de subsidieaanvragers. We vragen projectmanager Marcia Brouwer (Overijssel) naar de uitkomsten.

Marcia Brouwer

Wie hebben de enquête ontvangen en hoe was de respons?

De enquête is toegestuurd aan iedereen die het afgelopen jaar voor het eerst een aanvraag heeft ingediend en aan de penvoerders van lopende aanvragen die een rapportage of vaststelling hebben ingediend. In totaal hebben we 162 reacties ontvangen, daarbij zaten ook reacties van projectpartners en subsidieadviesbureaus.

Wat zijn de belangrijkste conclusies?

We hebben veel nuttige feedback gekregen. EFRO-subsidie aanvragen is en blijft met name voor (mkb)-ondernemers veel werk. Er wordt veel informatie gevraagd en soms ook dubbel als men al eerder subsidie heeft aangevraagd. De deelnemers geven echter wel aan dat de vernieuwde OP Oost website, de formats en de bijlagen zoals het handboek en de Q&A’s een goed hulpmiddel zijn bij de aanvraag. Ook over de voortgang- en eindrapportages is, volgens de deelnemers, genoeg informatie beschikbaar. De startbijeenkomsten vindt men nuttig en verhelderend maar vooral over de procedure zijn nog veel vragen. Meer dan de helft van de deelnemers vindt het niet duidelijk hoelang het duurt tot een voortgang- of eindrapportage is beoordeeld.

Welke acties gaan jullie nu ondernemen?

Zoals vorig jaar is besloten voor kleine subsidies, voor vouchers en haalbaarheidsstudies, gaan we in 2018 ook de regeling R&D-samenwerkingsprojecten, die gaat tot 200.000 euro subsidie, niet meer via EFRO verstrekken maar via een provinciale regeling.
Om te voorkomen dat aanvragers twee keer dezelfde informatie moeten indienen kijken we of we eerder verstrekte informatie opnieuw kunnen gebruiken. Dit zal echter niet altijd kunnen omdat de situatie van de aanvragers, denk bijvoorbeeld aan financiële moeilijkheden, intussen veranderd kan zijn.

Wat betreft duidelijkheid over de procedure nadat een aanvraag is ingediend, zijn we in 2017 begonnen om in de ontvangstbevestiging van de aanvraag de te doorlopen stappen te vermelden. We gaan dit nu nog specifieker maken door bijvoorbeeld ook te vermelden wanneer de Deskundigencommissie adviseert. Ook na het indien van voortgang- en eindrapportages gaan we meer informatie over de procedure verstrekken. Daarbij komt dat het EFRO-team is uitgebreid en dat, als de rapportage voldoet, de afhandeling ook sneller zal verlopen.

In de enquête is ook genoemd dat het ‘verversen’ van de hulpdocumenten soms verwarrend werkt. Hoe kan dat en wat doen jullie daarmee?

In 2017 zijn een aantal interpretatieverschillen van landelijke regelgeving, zoals de WBSO, opgelost. We hebben toen gekozen deze nieuwe informatie snel te verspreiden met als nadeel dat nog niet alle documenten al waren aangepast. We verwachten echter dat het aantal aanpassingen nu minder wordt. Daarnaast heeft het onze aandacht dat nieuwe informatie overal gelijktijdig wordt aangepast en dat de naamgeving van documenten consequent is .

Marcia Brouwer is sinds september 2017 werkzaam voor het OP Oost programma. Zij heeft de werkzaamheden van Bastiaan de Jonge overgenomen. Marcia werkt op maandag, dinsdag en woensdag voor OP oost.